BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar belakang
Menurut
UU RI Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sisdiknas pasal 42 menyatakan setiap
satuan pendidikan wajib memiliki sarana yang meliputi perabot, peralatan
pendidikan, media pendidikan, buku dan sumber belajar lainnya, bahan
habis pakai, serta perlengkapan lain yang diperlukan untuk menunjang
proses pembelajaran yang teratur dan berkelanjutan. Sedangkan pada ayat
ke-2 dinyatakan bahwa setiap satuan pendidikan wajib memiliki prasarana
yang meliputi lahan, ruang kelas, ruang pimpinan satuan pendidikan,
ruang pendidik, ruang tata usaha, ruang perpustakaan, ruang
laboratorium, ruang bengkel kerja, ruang unit produksi, ruang kantin,
instalasi daya dan jasa, tempat berolahraga, tempat beribadah, tempat
bermain, tempat berekreasi, dan ruang/tempat lain yang diperlukan untuk
menunjang proses pembelajaran yang teratur dan berkelanjutan. Tidak
dapat kita pisahkan antara Kegiatan Belajar Mengajar (KBM) dengan sarana
dan prasarana guna menyukseskan pendidikan di sekolah. Maka hal utama
yang harus dilakukan dalam pengelolaan perlengkapan sekolah adalah
pengadaan sarana dan prasarana.
BAB II
PEMBAHASAN
- Pengertian Sarana dan Prasarana pendidikan
Dalam
khazanah peristilahan pendidikan sering disebut-sebut istilah sarana
dan prasarana pendidikan. Kerap kali istilah itu digabung begitu saja
menjadi sarana-prasarana pendidikan. Dalam bahasa Inggris sarana dan
prasarana itu disebut dengan facility (facilities). Jadi, sarana dan prasarana pendidikan akan disebut educational facilities. Sebutan itu jika diadopsi ke dalam bahasa Indonesia akan menjadi fasilitas pendidikan.
Fasilitas pendidikan artinya segala sesuatu (alat dan barang) yang
memfasilitasi (memberikan kemudahan) dalam menyelenggarakan kegiatan
pendidikan.
Sarana pendidikan sebagai segala macam alat yang digunakan secara langsung dalam proses pendidikan. Sementara prasarana pendidikan adalah segala macam alat yang tidak secara langsung digunakan dalam proses pendidikan.
Sarana pendidikan adalah segala macam alat yang digunakan dalam
kegiatan belajar-mengajar, sementara prasarana pendidikan tidak
digunakan dalam proses atau kegiatan belajar-mengajar tetapi mendukung
kegiatan belajar mengajar.[1]
B. Pengadaan Sarana dan Prasarana pendidikan
1. Tujuan Pengadaan Sarana dan Prasarana
Aktivitas
pertama dalam manajemen sarana prasarana pendidikan adalah pengadaan
sarana prasarana pendidikan. Pengadaan perlengkapan pendidikan biasanya
dilakukan untuk memenuhi kebutuhan sesuai dengan perkembangan pendidikan
di suatu sekolah menggantikan barang-barang yang rusak, hilang, di
hapuskan, atau sebab-sebab lain yang dapat di pertanggung jawabkan
sehingga memerlukan pergantian, dan untuk menjaga tingkat persediaan
barang setiap tahun dan anggaran mendatang. Pengadaan perlengkapan
pendidikan seharusnya di rencanakan dengan hati-hati sehingga semua
pengadaan perlengkapan sekolah itu selalu sesuai dengan pemenuhan
kebutuhan di sekolah.
2. Langkah- langkah Perencanaan Pengadaan Sarana dan Prasarana
- Menampung semua usulan pengadaan perlengkapan sekolah yang diajukan oleh setiap unit kerja dan atau menginventarisasi kekurangan perlengkapan sekolah.
- Menyusun rencana kebutuhan perlengkapan sekolah untuk periode tertentu, misalnya untuk satu semester atau satu tahun ajaran.
- Memadukan rencana kebutuhan yang telah disusun dengan perlengkapan yang tersedia sebelumnya.
- Memadukan rencana kebutuhan dengan dana atau anggaran sekolah yang tersedia. bila dana yang tersedia tidak memadai untuk mengadakan kebutuhan tersebut, maka perlu dilakukan seleksi terhadap semua kebutuhan perlengkapan yang telah direncanakan dengan melihat urgensi setiap perlengakapan yang dibutuhkan. Semua perlengkapan yang urgen segera di daftar
- Memadukan rencana (daftar) kebutuhan perlengkapan yang urgen dengan dana atau anggaran yang tersedia bila ternyata masih melebihi anggaran yang tersedia, maka perlu dilakukan seleksi lagi dengan cara membuat skala prioritas.
- Menetapan rencana pengadaan akhir.
3. Karakteristik Perencanaan Pengadaan Sarana dan Prasarana Sekolah
Perencanaan
perencanaan perlengkapan sekolah tidaklah mudah. Perencanaan
perlengkapan pendidikan bukan sekedar sebagai upaya mencari ilham,
melainkan upaya memikirkan perlengkapan yang di perlukan di masa yang
akan datang dan bagaimana pengadaannya secara sistematis, rinci, dan
teliti berdasarkan informasi dan
realistis
tentang kondisi sekolah. Agar prisip-prinsip tersebut betul-betul
terpenuhi, semua pihak yang di libatkan atau di tunjuk sebagai panitia
perencanaan pengadaan perlengkapan sekolah perlu mengetahui dan
mempertimbangkan program pendidikan, perlengkapan yang sudah di miliki,
dana yang tersedia, dan harga pasar. Dalam hubungannya dengan program
pendidikan yang perlu di perhatikan adalah organisasi kurikulum sekolah,
metode pengajaran, dan media pengajaran yang di perlukan.
Ada beberapa karakteristik esensial perencanaan pengadaan perlengkapan sekolah, yaitu sebagai berikut :
1. Merupakan proses menetapkan dan memikirkan.
2. Objek pikir dalam perencanaan perlengkapan sekolah adalah upaya memenuhi sarana prasarana pendidikan yang di butuhkan sekolah.
3. Tujuan perencanaan perlengkapan sekolah adalah efektifitas dan efisiensi dalam pengadaan perlengkapan sekolah.
4. Perencanaan perlengkapan sekolah seherusnya memenuhi prinsip-prinsip sebagai berikut:
§ Harus betul-betul merupakan proses intelektual;
§ Di
dasarkan pada analisis kebutuhan melalui studi komprehensif menganai
masyarakat sekolah dan kemungkinan pertumbuhannya, serta prediksi
populasi sekolah;
§ Harus realistis, sesuai dengan kenyataan anggaran;
§ Visualisasi hasil perencanaan perlengkapan sekolah harus jelas dan rinci, baik jumlah, jenis, merek, dan harganya.
- Pemerolehan Sarana dan Prasarana Sekolah
Setelah
rencana pengadaan sarana dan prasarana dibuat langkah berikutnya yakni
pengadaan sarana dan prasarana sesuai dengan kebutuhan sekolah.
Pengadaan sarana dan prasrana ini, bisa dilakukan dengan pembelian,
meminta sumbangan, pengajuan bantuan ke pemerintah (untuk
sekolah-sekolah negeri) dan pengajuan kepihak yayasan (untuk
sekolah-sekolah swasta), pengajauan ke komite sekolah (dewan sekolah),
tukar menukar dengan sekolah lain dan menyewa. Khusus pengadaan yang di
lakukan dengan menyewa ini umumnya pada sekolah-sekolah atau lembaga
pendidikan yang belum mempunyai prasarana dan sarana sendiri, sementara
keperluan yang sudah mendesak tidak bisa di tunda lagi.
Guna mengadakan sarana dan prasana sekolah, perlu ditetapkan aspek fungsi (utilitas) dan standart kualitasnya. Aspek fungsi (utilitas) mengacu pada kegunaan sarana dan prasarana tersebut.terkait dengan kebutuhan riil sekolah. Aspek standart kualitas mengacu pada jenis spesifikasi teknis terkai dengan merk berkualitas yang beredar di pasaran.
Guna mengadakan sarana dan prasana sekolah, perlu ditetapkan aspek fungsi (utilitas) dan standart kualitasnya. Aspek fungsi (utilitas) mengacu pada kegunaan sarana dan prasarana tersebut.terkait dengan kebutuhan riil sekolah. Aspek standart kualitas mengacu pada jenis spesifikasi teknis terkai dengan merk berkualitas yang beredar di pasaran.
Pada
sarana dan prasarana sekolah yang proses pengadaannya dengan pembelian,
ada yang membeli secara langsung ke toko-toko sarana dan prasarana yang
kini banyak beredar, ada yang langsung ke pabriknya dan ada yang dengan
sistem indent. Baik yang membeli secara langsung maupun dengan sistem
indent hendaknya benar-benar memperhatikan spesifikasi teknis yang
dimiliki oleh sarana dan prasarana tersebut. Khusus yang sistem indent,
hendaknya benar-benar dicermati antara spesifikasi teknis yang ada di
dalam brosur atau leaflet promosi perusahaan dengan kenyataan setelah
sarana dan prasarana tersebut dikirinkan ke sekolah. Tidak mustahil apa
yang tercantum dalam leaflet atau brosur, bisa berbeda dengan realitas
barangnya.
Guna
pengadaan sarana dan prasarana pendidikan di sekolah, tim yang di
tunjuk untuk pengadaan dengan sarana dan prasarana sekolah hendaknya
membuat daftar ceking tentang berbagai jenis sarana dan prasarana yang
akan di adakan. Daftar checking ini sangat penting agar dapat diketahui
seberapa realisasi pengadaan sarana dan prasarana tersebut. Pengadaan
sarana da prasarana sekolah yang proses pengadaannya dengan meminta
sumbangan dan mendapat bantuan dari pemerintah. Agar spesifikasi teknis,
standar kualitas dan utilitas sarana dan prasarana yang proses
pengadaannya dengan meminta sumbangan atau bantuan dari pemerintah tidak
mengalami deviasi, perlu dibuat proposal yang jelas.
Pada
proposal pengadaan sarana dan prasarana sekolah hendaknya dicantumkan
secara jelas tentang jenis barang yang diminta, jumlah satuannyan merk
beserta dengan tipenya, produksi tahun berapa, dikeluarkan oleh pabrik
mana, berapa taksiran harganya, dan sebagainya. Dengan demikian,
jenis-jenis sarana dan prasarana memang benar-benar sesuai dengan yang
diinginkan oleh sekolah. Yang selama ini banyak terjadi, proposal
permohonan bantuan sarana dan prasarana umumnya tidak lengkap, karena
pihak pembuat proposal sendiri tidak menguasai berbagai jenis barang
yang beredar di pasaran. Oleh karena itu, sebelum proposal dibuat,
sangat bagus kalau tim yang ditunjuk oleh sekolah tersebut melakukan
survei. Melakukan kajian banding atas berbagai barang dengan merk dan
spesifikasi teknisnya, agar berbagai jenis barang yang akan diminta
tersebut, telah diketahui kelebihan dan kekurangannya (standar
kualitasnya).
Lembaga penyandang dana, baik dari pemerintah maupun swasta, lazimnya memang tidak selalu tahu kebutuhan riil lembaga pendidikan (sekolah), karena memang mereka tidak bergerak secara riil dan operasional di sekolah. Oleh karena itu, sekolahlah yang sepatutnya lebih tahu kebutuhan mereka sendiri akan sarana dan prasarana yang dibutuhkan. Kemampuan sekolah untuk merumuskan kebutuhannya sendiri (termasuk di dalamnya sarana dan prasarana sekolah) sangatlah penting, karena hanya dengan cara demikianlah bantuan yang ia terima dari pihak lain (termasuk bantuan sarana dan prasarana), memenuhi aspek utilitas dan memenuhi syarat standar kualitas. [2]
Lembaga penyandang dana, baik dari pemerintah maupun swasta, lazimnya memang tidak selalu tahu kebutuhan riil lembaga pendidikan (sekolah), karena memang mereka tidak bergerak secara riil dan operasional di sekolah. Oleh karena itu, sekolahlah yang sepatutnya lebih tahu kebutuhan mereka sendiri akan sarana dan prasarana yang dibutuhkan. Kemampuan sekolah untuk merumuskan kebutuhannya sendiri (termasuk di dalamnya sarana dan prasarana sekolah) sangatlah penting, karena hanya dengan cara demikianlah bantuan yang ia terima dari pihak lain (termasuk bantuan sarana dan prasarana), memenuhi aspek utilitas dan memenuhi syarat standar kualitas. [2]
Adapun proses pengadaan sarana dan prasarana pendidikan ada beberapa kemungkinan yang bisa ditempuh yaitu:
- Pembelian dengan biaya pemerintah.
- Pembelian dengan biaya dari SPP.
- Bantuan dari BP3, dan
- Bantuan dari masyarakat.[3] Pengadaan menurut beberapa para ahli:1. Weele (2010)Procurement is the acquisition of goods or services. It is favorable that the goods or services are appropriate and that they are procured at the best possible cost to meet the needs of the purchaser in terms of quality and quantity, time, and location.Pendapat di atas kurang lebih mempunyai arti: bahwa Pengadaan adalah perolehan barang atau jasa. Hal ini menguntungkan bahwa barang atau jasa yang tepat dan bahwa mereka yang dibeli dengan biaya terbaik untuk memenuhi kebutuhan pembeli dalam hal kualitas dan kuantitas, waktu dan lokasi.2. Christopher & Schooner (2007)Pengadaan atau procurement adalah kegiatan untuk mendapatkan barang atau jasa secara transparan, efektif dan efisien sesuai dengan kebutuhan dan keinginan penggunanya.Dari pengertian di atas, maka dapat disimpulkan bahwa pengadaan barang dan jasa atau procurement adalah suatu kegiatan untuk mendapatkan barang dan jasa yang diperlukan oleh perusahaan dilihat dari kebutuhan dan penggunaannnya, serta dilihat dari kualitas, kuantitas, waktu pengiriman dan harga yang terjangkau.Prinsip Dalam Procurement (Pengadaan Barang)Menurut Budiharjo Hardjowijono dan Hayie Muhammad (2008) pengadaan barang dan jasa harus dilaksanakan berdasarkan prinsip-prinsip pengadaan yang dipraktekkan secara internasional efisiensi, efektifitas, persaingan sehat, keterbukaan, transpraransi, tidak diskriminasi dan akuntabilitas.1. EfisiensiPrinsip efisiensi dalam pengadaan barang dan jasa adalah dengan menggunakan sumber daya yang tersedia diperoleh barang dan jasa dalam jumlah, kualitas yang diharapkan, dan diperoleh dalam waktu yang optimal.2. EfektifPrinsip efektif dalam pengadaan barang dan jasa adalah dengan sumber daya yang tersedia diperoleh barang dan jasa yang mempunyai nilai manfaat setinggi-tingginya.3. Persaingan SehatPrinsip persaingan yang sehat dalam pengadaan barang dan jasa adalah adanya persaingan antar calon penyedia barang dan jasa berdasarkan etika dan norma pengadaan yang berlaku, tidak terjadi kecurangan dan praktek KKN (Korupsi, Kolusi dan Nepotisme).4. TerbukaPrinsip terbuka dalam pengadaan barang dan jasa adalah memberikan kesempatan kepada semua penyedia barang dan jasa yang kompeten untuk mengikuti pengadaan.5. TransparansiPrinsip transparansi dalam pengadaan barang dan jasa adalah pemberian informasi yang lengkap tentang aturan pelaksanaan pengadaan barang dan jasa kepada semua calon penyedia barang dan jasa yang berminat dan masyarakat.6. Tidak DiskriminatifPrinsip tidak diskriminatif dalam pengadaan barang dan jasa adalah pemberian perlakuan yang sama kepada semua calon penyedia barang dan jasa yang berminat mengikuti pengadaan barang dan jasa.7. AkuntabilitasPrinsip akuntabilitas dalam pengadaan barang dan jasa adalah pertanggungjawaban pelaksanaan pengadaan barang dan jasa kepada para pihak yang terkait dan masyarakat berdasarkan etika, norma, dan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.Metode Procurement (Pengadaan Barang)Menurut Turban (2010, p251) setiap perusahaan menggunakan metode yang berbeda dalam memperoleh produk dan jasa yang tergantung apa dan dimana mereka membeli, kuantitas yang diperlukan, berapa jumlah uang yang terpakai dan sebagainya. Metode procurement antara lain yaitu:
- Membeli dari manufaktur, penjual grosir atau pengecer dari katalog-katalog mereka dan adanya negosiasi.
- Membeli melalui katalog yang terhubung dengan memeriksa katalog penjual atau membeli melalui mal-mal industri.
- Membeli melalui katalog pembeli internal dimana perusahaan menyetujui katalog-katalog vendor termasuk kesepakatan harga.
- Mengadakan penawaran tender dari sistem dimana pemasok bersaing dengan yang lainnya. Metode ini digunakan untuk pmbelian dalam jumlah besar.
- Membeli dari situs pelelangan dimana organisasi berpartisipasi sebagai salah satu pembeli.
- Bergabung dengan suatu kelompok sistem pembeli dimana memeriksa permintaan partisipasi, menciptakan jumlah besar, kemudian kelompok ini dapat menegosiasikan harga.
- Berkolaborasi dengan pemasok untuk berbagi informasi tentang penjualan dan persediaan, sehingga dapat mengurangi persediaan, stock out dan mempertinggi ketepatan pengiriman.
Tugas Dan Tanggung Jawab Procurement (Pengadaan Barang)Menurut Moch. Mizanul Achlaq (2011) tugas dari bagian pengadaan barang adalah menyediakan barang maupun jasa dengan harga yang murah, berkualitas dan terkirim tepat waktu. Tugas-tugas bagian pengadaan barang tidak terbatas hanya pada kegiatan rutin pembelian.Tugas-tugas bagian pengadaan barang dan jasa adalah sebagai berikut:1. Merancang hubungan yang tepat dengan supplier.a. Hubungan dengan supplier bisa bersifat kemitraan jangka panjang maupun hubungan transaksional jangka pendek.2. Memilih supplier.a. Kegiatan memilih supplier bisa memakan waktu dan sumber daya yang tidak sedikit.b. Kesulitan akan lebih tinggi kalau supplier yang akan dipilih berada di mancanegara.c. Supplier yang berpotensi untuk menjalin hubungan jangka panjang, proses pemilihan ini bisa melibatkan evaluasi awal, mengundang mereka untuk presentasi, kunjungan lapangan dan sebagainya.d. Pemilihan supplier harus sejalan dengan strategi supply chain.3. Memilih dan mengimplentasikan teknologi yang cocok.a. Kegiatan pengadaan selalu membutuhkan bantuan teknologi.b. Teknologi yang lebih tradisional dan lumrah digunakan adalah telepon dan fax.c. Saat ini banyak perusahaan yang menggunakan electronic procurement(e-procurement) yaitu aplikasi internet untuk kegiatan pengadaan.4. Memelihara data item yang dibutuhkan dan data supplier.a. Bagian pengadaan harus memiliki data yang lengkap tentang item-item yang dibutuhkan maupun data tentang supplier mereka.b. Beberapa data supplier yang penting untuk dimiliki adalah nama dan alamat masing-masing dari supplier, item apa yang mereka pasok, harga per unit, pengiriman, kinerja masa lalu, serta kualifikasi supplier termasuk juga kualifikasi seperti ISO.5. Melakukan proses pembelian.a. Proses pembelian bisa dilakukan dengan beberapa cara, misalnya pembelian rutin dan pembelian dengan melalui tender atau lelang.b. Pembelian rutin dan pembelian dengan tender melewati proses-proses yang berbeda.6. Mengevaluasi kinerja suppliera. Hasil penilaian ini digunakan sebagai masukan bagi supplier untuk meningkatkan kinerja mereka.b. Kinerja yang digunakan untuk menilai supplier seharusnya mencerminkan strategi supplay chain dan jenis barang yang dibeli.
BAB III
PENUTUP
- Kesimpulan
Dari
pembahasan diatas dapat disimpulkan bahwa dalam suatu lembaga
pendidikan apapun jenisnya diperlukan sarana dan prasarana guna
penyelanggaraan atau proses belajar mengajar. Untuk pengadaan sarana
tersebut diperlukan proposal untuk mendapatkan sarana dan prasarana
tersebut agar keperluan yang benar-benar perlu artinya pengadaan sarana
dan prasarana memang benar-benar diperlukan. Misalnya saja meja, kursi,
papan tulis yang rusak perlu diganti dengan yang baru.
DAFTAR PUSTAKA
http://tatangmanguny.wordpress.com/2010/04/07/pengertian-sarana-dan-prasarana-pendidikan/
http://sofiainur.wordpress.com/2010/04/01/pengadaan-sarana-dan-prasarana-sekolah/
Suryosuboro, B. 2004. Manajemen Pendidikan Di Sekolah. Jakarta: Rineka Cipta,
Tidak ada komentar:
Posting Komentar